Jäsenrekisteriseloste
1. Rekisterin nimi Tuntematon Isä Ry:n -jäsenrekisteri
Laadittu 14.3.2023
2. Rekisterin pitäjä
Nimi: Tuntematon Isä ry
Osoite: Yöviläntie 462, 03150 Huhmari
Muut yhteystiedot: www.tuntematonisa.fi
3.Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Henna Meriläinen, järjestösihteeri
Puh: 041 741 0225
sähköposti: tuntematonisa@gmail.com
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- Jäsenpalvelut
- Jäsenlaskutus
- Tuntematon Isä Ry:n toimintaan liittyvä viestintä ja tiedotus: uutiskirjeet, jäsenkirjeet, yhdistystiedotteet, esitteet, julkaisut
- Geneettiseen sukututkimukseen liittyvä tiedottaminen
- Kohdennettu viestintä esimerkiksi: isättömille/läheiselle/ammattilaiselle
- Varainhankinta
- Jäsenkyselyt
- Tutkimuspyynnöt
- Yhdistysten tapahtumamarkkinointi ja tuotteiden markkinointi
- Tuntematon Isä Ry:n verkkosivut
- Vapaaehtoistoimijoiden tietojen hallinta
- Kokemustoimijoiden tietojen hallinta
- Kurssirekisteri
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen itse luovuttamia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, osoitetiedot, syntymävuosi
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, osoitetiedot ja puhelinnumero
- jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
- liittymisen syy
- luottamustoimet yhdistyksessä
- jäsenmaksutiedot
- mahdolliset viestintään liittyvät kiellot ja/tai -suostumukset
6. Tietolähteet
Saamme tietoja jäsenrekisteriin rekisteröidyltä itseltään. Saamme tietoja kurssirekisteriin rekisteröidyiltä itseltään kurssihakemusten kautta joko sähköisellä lomakkeella tai paperisella lomakkeella, jolloin kurssirekisterin hoitaja tallentaa tiedot rekisteriin.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Jäsentiedot tallennetaan keskitettyyn jäsenrekisteriin. Jäsenrekisterin tietoja käytetään yhdistyksen edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain yhdistyksen hallinto. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu huolellisesti tietoturva huomioiden. Manuaaliset henkilötietolistat säilytetään lukituissa kaapeissa ja hävitetään asianmukaisesti, kun henkilötietolistoja ei enää tarvita jäsenyyden hoitamiseen.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Tuntematon Isä Ry arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi yhdistys huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Yhdistys oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Yhdistyksen kurssirekisterin tietoja säilytetään 10 vuotta.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa oma suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
10. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti toiselle kohdassa kaksi (2) nimetyille yhteyshenkilöille.
11.Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutokset tähän selosteeseen ovat merkittäviä, informoidaan niistä esimerkiksi sähköpostitse tai laittamalla yhdistyksen verkkosivuille asiasta ilmoitus. Suositeltavaa on, että rekisteröidyt käyvät säännöllisesti verkkosivuilla ja huomioivat mahdolliset muutokset selosteessa.